Was gehört hinein?
Mindestens Toolname, Anbieter, Zweck, Nutzergruppen, betroffene Abteilungen, Verantwortliche, Datenarten, Entscheidungsbezug und Status. Bei riskanter Nutzung sollten zusätzliche Nachweise und Bewertungen abgelegt werden.
⏳Art. 4 KI-Kompetenz gilt seit 2. Februar 2025 · weitere EU-AI-Act-Pflichten folgen ab 2. August 2026·Noch 64 Tage
KI-Inventar
KI-Inventar erstellen: KI-Tools im Unternehmen sauber dokumentieren
Ein KI-Inventar zeigt, welche KI-Systeme im Unternehmen genutzt werden, wofür sie eingesetzt werden, wer verantwortlich ist und welche Risiken oder Nachweise relevant sind. DocKI führt KMU Schritt für Schritt durch diese Dokumentation.
DocKI ist ein Dokumentations- und Organisationstool. Es ersetzt keine Rechtsberatung.
Was DocKI strukturiert
KI-Tool, Anbieter, Kategorie und Einsatzzweck erfassen
Abteilungen, Nutzerzahl und interne Verantwortung dokumentieren
Personenbezogene Daten, Entscheidungswirkung und Risikostufe festhalten
Audit-PDF für interne Unterlagen und externe Rückfragen exportieren
Warum nicht Excel?
Excel reicht für den Start, wird aber schnell unübersichtlich: keine Rollen, keine Nachweisstruktur, keine Exporte, keine Kurs- oder Schulungsverknüpfung. DocKI macht daraus eine laufende Akte.
Für wen ist das relevant?
Für KMU, die ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, DeepL, Canva, CRM-KI, HR-Tools oder andere KI-Funktionen einsetzen und ihre Nutzung nachvollziehbar dokumentieren wollen.
MVP-Nutzen
Wobei DocKI konkret hilft
Der Einstieg ist bewusst einfach gehalten: Unternehmen sollen zuerst Ordnung schaffen, Zuständigkeiten klären und Nachweise greifbar machen.
- Zentrale Liste aller KI-Tools
- Geführte Ersteinschätzung des Risikos
- Verknüpfung mit Schulungsnachweisen
- Interne KI-Ansprechperson je Tool
- Dokumentation für Datenschutz- oder Compliance-Rückfragen
- PDF-Export als prüfbare Momentaufnahme
FAQ
Häufige Fragen
Braucht jedes Unternehmen ein KI-Inventar?
Der EU AI Act nennt nicht für jedes KMU ausdrücklich eine Excel-Liste als Pflicht. Praktisch ist ein KI-Inventar aber die Grundlage, um Nutzung, Verantwortlichkeiten, Schulungen und Risiken nachvollziehbar belegen zu können.
Welche KI-Tools sollten dokumentiert werden?
Dokumentiert werden sollten alle relevanten KI-Systeme und KI-Funktionen, die im Unternehmen genutzt werden, etwa ChatGPT, Copilot, Gemini, DeepL, KI-Funktionen in CRM, HR, Support, Marketing, Buchhaltung oder Analyse-Tools.
Ersetzt DocKI eine rechtliche Bewertung?
Nein. DocKI schafft Struktur, Nachweise und eine interne Ersteinschätzung. Bei Hochrisiko-Anwendungen oder unklaren Einsatzfällen sollte zusätzlich spezialisierte Rechts- oder Compliance-Beratung eingebunden werden.